Стрімка інформатизація в суспільстві призвела до того, що кожен, хто має доступ до комп'ютера та вміє ним користуватись, може створити текст, електронну таблицю або відсканувати документ. З огляду на це досить поширеними в багатьох сферах нашого життя стали так звані електронні документи. Не став винятком і судовий процес. Однак назвати такі акти електронними можна лише умовно: 99% з них не відповідають необхідним вимогам.
Необхідність статусу
Джерелом доказів у адміністративному судочинстві є пояснення сторін, третіх осіб, їхніх представників, показання свідків, письмові й речові докази, висновки експертів. Оскільки значна частина адмінсправ пов'язана з оскарженням актів суб'єктів владних повноважень, то показання свідків, висновки експертів, речові докази тут використовуються не так часто, як у цивільних.
В адмінсудах основну роль відіграють письмові докази. Мова йде про акти управління, листи, телеграми, адміністративні договори (угоди), будь-які інші письмові записи, тобто всі документи, в тому числі електронні, що містять відомості про обставини справи та безпосередньо її стосуються.
Головна вимога до будь-яких доказів — їх достовірність. Суд упевнений у достовірності доказу лише в тому випадку, якщо він отриманий відповідно до закону та не викликає сумнівів при його дослідженні в засіданні.
Повернімося до електронного документа. Однією з основних вимог до нього є електронний підпис, який потрібен, по-перше, для ідентифікації автора та/або підписувача такого документа, а по-друге, для визначення цілісності отриманого акта. З початку цього року до Окружного адміністративного суду м.Києва надійшло не більш як 10 справжніх електронних документів, які містять обов'язковий реквізит — електронний підпис. Всі інші — це відтворення тексту (зображення тексту) на електронних носіях. Такий недолік повністю нівелює сенс дій громадянина, який звернувся до суду з доказом, зверненням чи заявою (клопотанням). Адже за відсутності статусу електронного документа акт не може бути доказом в адмінпроцесі, а отже, суд не зобов'язаний його розглядати.
Дослідження доказів
На жаль, процесуальні кодекси та інструкції з діловодства недостатньо регулюють правовідносини щодо обігу в суді електронних документів. В історії вітчизняного судочинства були спроби врегулювати це питання. Вищий арбітражний суд давав рекомендації стосовно використання даних з електронних баз при розгляді справ. Він радив переводити їх у паперову форму та долучати до відповідних арбітражних справ як письмові докази. Але широкого застосування ці рекомендації не набули.
При цьому переважна більшість учасників процесу навіть уявлення не мають про таку особливість електронних документів, як електронний підпис. Отже, обурюються, коли надіслане електронною поштою, наприклад, клопотання про відкладення розгляду справи чи перенесення засідання враховується лише як додаткова інформація. Прийняти такий електронний документ як повноцінний матеріал, при цьому не маючи можливості перевірити його автора (відправника), суд не може.
Нарівні з іншими державними установами податкові органи досить часто використовують електронні документи в якості доказів. Так, правомірність перевірок вони намагаються підтвердити актами про неможливість проведення звірки або актом перевірки, на копіях яких немає зазначення про наявність електронного підпису. Водночас на такому паперовому документі досить часто є штамп та відмітка «згідно з оригіналом», засвідчені підписом посадової особи та печаткою. Під час дослідження такого документа в засіданні з'ясовується, що податковий орган, який виступає стороною в процесі, не є тримачем оригіналу документа. Подібні «докази» з'являються внаслідок друку частини інформації з певних комп'ютерних баз. Такі бази належать Державній фіскальній службі, а отже, недоступні для дослідження та перевірки судом чи іншими органами, що суперечить принципу безпосередності в дослідженні доказів.
Процесуальне врегулювання
Процес перетворення псевдоелектронного документа в паперову копію, видану державною установою, сьогодні не врегульований на законодавчому рівні, хоча це найпоширеніша операція в змішаному (електронно-паперовому) документообігу. Тому ця проблема ускладнює роботу з письмовими доказами, в тому числі з електронними документами.
Для електронного документо-обігу, у ст.7 закону «Про електронні документи та електронний документообіг» визначено, що оригіналом такого акта вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електрон-ним цифровим підписом автора. Таким чином, будь-яка електронна копія електронного документа відповідає оригіналу і, відповідно, може вважатися оригіналом. Проте існують випадки, коли електронний документ не може бути застосовано як оригінал. На це обов'язково слід звертати увагу.
У законі «Про електронні документи та електронний документообіг» установлено, що електронна копія та копія електронного документа на папері засвідчуються в порядку, передбаченому законом, але відповідний акт досі не ухвалено. Навіть нотаріуси не вповноважені державою засвідчувати такі копії.
Таким чином, питання використання електронного документа в судочинстві потребує процесуального врегулювання на рівні відповідних кодексів. При цьому слід враховувати поступовий, тривалий перехід від паперового до електронного документообігу з одночасним існуванням як паперових, так і електронних документів. Положення кодексів повинні бути розширені визначенням, що таке «копія документа» (в тому числі й електронного). Крім того, потребують належного доповнення також інструкції з діловодства в судах, які б допомогли застосувати на практиці законодавчі зміни. Ці кроки сприятимуть усуненню суперечностей під час використання електронних документів як доказів, слугуватимуть учасникам судового процесу орієнтирами при формуванні якісної доказової бази та стануть міцним фундаментом запровадження повноцінного електронного документообігу в державних органах.